Если речь идёт о физическом труде на производстве, то здесь решить проблему низкой
продуктивности проще: с помощью оптимизации или автоматизации процессов. Что же касается
интеллектуального труда, то повысить продуктивность сотрудников на некоторых должностях бывает
крайне сложно. Особенно это актуально для управленцев. Занимаясь интеллектуальным трудом, они
организуют работу своих подчинённых и оказывают влияние на их взаимодействие с другими
структурами (отделами) внутри компании.
Далее рассмотрим несколько основных проблем, занижающих продуктивность руководящего
состава компании и других работников интеллектуальных должностей.
1. Прокрастинация
Одна китайская мудрость гласит: «Если долго сидеть на берегу реки, рано или поздно мимо вас
проплывёт труп вашего врага». Так вот, в бизнесе это не работает. Здесь нужно больше помнить о том,
что «под лежачий камень не течёт вода», и не откладывать важные действия на потом. Чтобы быстрее
продвигаться вперёд и повышать продуктивность, нужно постоянно принимать решения и совершать
различные действия. Поможет победить прокрастинацию смена своих привычек и грамотная
расстановка приоритетов.
2. Дезорганизация
Не всегда можно решить проблему, правильно настроив выполнение собственных обязанностей,
ведь необходимо ещё и взаимодействовать с другими работниками компании. И вот здесь нередко
случается загвоздка. Недостаточно только выражать своё недовольство подчинённым, нужно уметь
правильно выстраивать с ними отношения, грамотно организовывать работу сотрудников, отказаться
от такого стиля управления, как «чайка- менеджмент».
Продуктивность не только понижается, она падает без соблюдения правил коммуникации. ЦКП
сотрудника на управляющей должности во многом зависит от других сотрудников, поэтому следует
верно построить и организовать не только работу над собой, но и отношения с окружающими.
3. Микроменеджмент
Если уделять слишком много внимания мелким деталям и микрооперациям, продуктивность
может снизиться в разы. Невозможно эффективно трудиться, если всё время думать о том, правильно
ли вы всё делаете, полностью ли соответствуете правилам и нормам, и проверять, не изменилось ли
чего в этих самых правилах с тех пор, как вы изучали их в предыдущий раз. Нельзя контролировать
подчинённых настолько, чтобы все их действия свелись к выполнению простейших функций. Это
бессмысленная трата времени, снижение мотивации и дополнительный стресс. И, как следствие,
падение продуктивности всех процессов. Искоренить такую проблему, как микроменеджмент, можно
лишь на уровне внутренних стандартов организации.
4. Постановка слишком больших задач
Каждый опытный сотрудник или руководитель способен вовремя оглянуться назад, чтобы понять,
какие задачи уже выполнены, а за какие нужно браться более плотно. С опытом нарабатывается
самоконтроль, способность адекватно следить за контрольными точками, правильно оценивать
результаты работы и, при необходимости, грамотно корректировать курс.
Но что делать, если сложность проекта слишком высока, а задача настолько объёмная, что
мотивация сотрудников падает всё ниже и реализовать самоконтроль всё тяжелее? При этом время,
как это ни печально, работает против вас. День за днём, неделю за неделей вы двигаетесь к какой-то
одной цели, не ставя промежуточных задач, всё слабее ощущая приближение желаемого результата.
И конечно, всё это негативно влияет на продуктивность. А выход есть, и он достаточно прост: большие
задачи нужно дробить на мелкие, назначая адекватные сроки для их реализации.
5. Технический долг
Ряд управленческих методов предполагает постановку и достижение амбициозных целей и
максимально быстрое получение результата. Такого результата, который не стыдно будет
продемонстрировать заказчику. Стремясь к нему, можно не уделить достаточного внимания
отдельным важным техническим моментам. В итоге полноценная реализация проекта может
затянуться надолго.
Это и называется техническим долгом, необходимостью выполнения тех функций, без которых
продукт невозможно будет реализовать. В какой-то момент технический долг становится таким
большим, что начинает влиять на другие производственные процессы. Может даже настать такой
момент, что вся работа просто встанет и все ресурсы нужно будет перенаправить на закрытие
различных дыр проекта. Продуктивность в этот период будет просто нулевая. Для всех участников
проекта, от начальства до рядовых сотрудников, технический долг — это, можно сказать, дамоклов
меч. Поэтому важно не допускать подобных ситуаций и своевременно сбавлять темп работы.
6. Неправильно подготовленное рабочее место
Устранить массу проблем и повысить продуктивность можно за счёт рабочих ритуалов. Речь идёт
не о «танцах с бубнами», а о технических регламентах и обычной корпоративной культуре. К примеру,
особое внимание нужно уделить правильной подготовке и организации рабочего места. Этот момент
должны соблюдать абсолютно все сотрудники.
Ведь работа целого отдела может остановиться, если кому-то вдруг понадобилась переустановка
или обновление операционной системы. А всё потому, что системный администратор не имеет
регламента выполнять решение своих задач (установку ПО и его тестирование) в ночную смену, а у
сотрудников отсутствует традиция приходить на рабочее место раньше начала рабочего дня на 15—20
минут, чтобы было время проверить функциональность и готовность рабочего места. Иначе была бы
возможность своевременного устранения проблем.
7. Нет общей базы задач и общей среды для коммуникаций
А это значит, что нет оперативного контроля за производственным процессом. Начальство обязано
точно знать, кто чем занимается, каких ждать результатов и в какие сроки. Руководителю должно быть
известно наличие связанных задач, способных повлиять на главную цель, и точек контроля, чтобы
правильно распланировать работу подчинённых.
Опытный руководить обязательно должен иметь доступ к общей базе задач, чтобы в его
распоряжении появились более качественные инструменты повышения собственной эффективности.
А собственная эффективность начальства положительно влияет на продуктивность всей команды.
Эффективный инструмент для повышения продуктивности
Мы предлагаем вам оценить возможности сервиса Projecto и использовать его в своих проектах. Это облачный сервис,
имеющий всё необходимое для грамотного планирования и контроля:
- Выбор удобного способа отображения задач с возможностью подстроиться под любой метод
управления. - Сквозной поиск задач, людей, событий, примечаний и т. д.
- Чат для обсуждения определенных задач, событий, проектов и т. п.
- Готовые и удобные мобильные приложения.
- Система уведомлений о самых важных событиях.
- Сервисы для работы с документами (включая шаблоны с подстановкой полей).
- Сохранение истории изменений.
- Хранение карточек сотрудников.
- Возможность сохранения текстовых заметок или в формате аудио.
- Сервис распределения «зависших» задач при увольнении.
